의정부시 신곡1동, 세심한 소통행정으로 민원만족도 제고
의정부시 신곡1동은 5월 가정의 달을 맞이하여 주민등록증 신규발급 대상자에게 축하카드를 제공하는 등 주민과 더 세심한 소통행정으로 민원행정서비스의 고객만족도를 높이기 위해 노력하고 있다.
주민등록증 신규발급 축하카드 제공
신곡1동은 생애 첫 주민등록증 대상 청소년에게 미래를 응원하는 축하카드에 주민등록증을 담아 제공하는 서비스를 시작했다.
작지만 기쁨을 줄 수 있는 행정서비스를 제공하고자 추진한 이번 시책은 시 캐릭터인 의돌이와 랑이를 활용한 디자인으로 구성된 축하카드에 예비성년들의 앞날을 응원하는 메시지와 함께 첫 주민등록증 사용과 관련하여 꼭 알고 있어야 할 사항을 담고 있다. 특히, 소중한 개인정보가 담긴 주민등록증 위․변조 사용에 관한 유의사항과 분실했을 경우 재발급신청에 대한 안내사항을 수록했다.
금번 제작한 축하카드는 올해 350여 명의 신규 발급대상자에게 배부할 예정이다.
인감증명서 위임장 안내 방식 개선
인감증명서 대리발급과 관련하여 부정발급 사고가 빈번하게 발생함에 따라 위임자 자필로 위임장을 작성하도록 관련 서식과 구비 요건이 강화되었다.
그럼에도 여전히 작성내용 누락으로 인감증명서를 발급받지 못해 불편을 호소하는 민원사례가 발생하는 데 착안하여, 신곡1동에서는 위임자 자필로 빈칸없이 작성해야 함을 명시한 고무인을 제작하여 위임장 상단에 표시하고, 민원인이 정확히 이해할 수 있도록 작성요령을 1:1로 맞춤안내하여 작성미비로 발급받지 못하는 사례가 없도록 꼼꼼한 사전 안내에 최선을 다하고 있다.
이러한 노력에 따라 이전에 비해 인감사고 감소는 물론 인감증명서 발급 과정에서의 민원발생 빈도가 현저히 줄었다.
무인민원발급기 동행서비스 제공
신곡1동 청사 외부에 설치되어 있는 무인민원발급기에서는 총 112종의 제증명 발급이 가능하다. 동에서는 키오스크 사용이 익숙지 않은 어르신들을 위하여 담당 직원이 발급과정을 도와드리는 동행서비스를 제공하고 있다.
등기부등본(부동산등기사항증명서)과 같이 창구발급이 불가하고 무인민원발급기에서만 가능한 증명서류의 경우도 있어 차후에도 사용에 익숙해질 수 있도록 반복하여 안내한다. 단순한 증명발급 민원의 경우 무인민원발급기로 유도하여 민원창구의 대기시간도 단축하고, 민원인의 수수료 부담도 줄이는 효과를 얻고 있다.
무인민원발급기 사용이 어려운 민원인은 발급기 내부에 기재된 전화번호로 호출하거나, 민원실을 방문하여 동행서비스를 요청하면 된다. 그 외 민원실 내 간단한 팩스, 복사 등의 업무처리도 함께 도와드리고 있다.
민원창구 소통의 날 운영
신곡1동은 분기별로 민원담당 소통의 날을 운영하여, 부서장과 민원담당자 간 티타임의 형태의 자유로운 분위기로 대화의 장을 마련하고 있다.
부서장과의 대화를 통해 민원업무의 애로사항을 공감하고 격려하는 과정에서, 담당자들의 피로도 해소하고 민원업무에 대한 자부심도 높이고자 하는 취지로 시작되었다. 또한 빈번한 민원 발생 사례를 공유하고 대응책을 논의함으로써 일관성 있는 민원처리를 제공하여 행정의 신뢰도를 높이고자 함이다.
이러한 소통의 시간을 통해 대민서비스의 품질 개선으로 이어져 주민들에게 ‘방문하면 기분 좋은 신곡1동’으로 인식될 수 있기를 바라는 노력의 일환이다.
봄 꽃향기 느껴지는 민원실 새단장
신곡1동은 행정복지센터 청사 내․외부에 녹화공간을 조성하여 주민들의 휴식공간을 마련했다.
작년 겨우내 고사된 화단을 정리하고, 민원실 출입문 외부 양편으로 펄멈 140본, 민원실 내부 대기석에 가랑코에 32본을 식재하여 화사한 청사 분위기로 변모했다.
이번 녹화공간 조성은 장기화된 코로나로 지친 시기에 동 청사를 방문하는 모든 분들이 잠시나마 꽃향기와 일상의 여유를 느낄 수 있기를 바라는 마음을 담아 동 직원들이 직접 식재에 참여했다.
이하민 신곡1동 자치민원과장은 “코로나19라는 긴 터널을 지나고 맞이한 봄날, 행정서비스 최일선에 있는 행정복지센터가 주민들의 일상 회복을 위한 가장 가까운 지원군이 되겠다”라며 “더불어 세심한 소통과 배려가 담긴 주민편의시책을 추진을 통해 언제나 방문하면 기분 좋은 신곡1동이 될 수 있도록 노력하겠다”라고 밝혔다.
